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又到评估结项时,社工项目汇报该怎么做?

2017-06-08 09:29   乐仁乐助微信公众号 投搞 打印 收藏

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对于社工来说,每到项目结项的时候总有一大堆的材料要准备,如果还要进行项目汇报,那么相信有很多社工小伙伴不禁要连连叫苦了。

对于社工来说,每到项目结项的时候总有一大堆的材料要准备,如果还要进行项目汇报,那么相信有很多社工小伙伴不禁要连连叫苦了。究竟如何才能做好项目汇报呢?下面,笔者就参加过的几次项目汇报经历跟大家交流:

一、摆正心态

很多社工在执行项目的实务能力方面很强,但一谈到要进行项目汇报,多数社工的第一反应是望而却步,原因之一是一种“考生”心理在作怪,总觉得项目汇报就是考试,考不及格就麻烦了。在这种“考生”心态下,便难免会紧张也就很难保证沉着稳定了。

所以,我们要清楚的明白项目汇报不是考试,而是在各路专家面前一起交流,大家就你的项目提出不同的视角,有利于项目的不断完善,扩大项目的影响力,促进项目之间的交流合作。因此,摆正心态,我们就把项目汇报这件事开了好头。

二、预先演练

无论项目汇报的准备时间是多么紧张,都尽量要预留时间进行预演。社工可以在机构督导部的协助下,由督导部组织临时的评审团对社工的项目汇报提出修改意见,从汇报幻灯片的修改到汇报语速等各方面进行先期的演练,这样做的好处是一方面让机构对社工汇报的大致情况有了了解,另一方面也让社工能在正式的项目汇报前感受项目汇报的程序,从而有助于消除紧张感。

所以,社工的项目汇报是需要机构层面给予有力支持,安排预先演练以协助社工不断提升项目汇报能力。就拿笔者所在的机构来说,每年大概会有3-4个项目申请到包河区公益创投的资金,而包河区公益创投自2014年实施以来便陆续设置项目汇报的环节。

因此,在项目汇报之前机构总要抽调督导组成临时评审团,包括项目督导,中心主任等组成,对将要参加的项目汇报的社工给予全方位的支持,大大提升了项目汇报的质量。

三、把握重点

项目汇报跟我们经常看到的项目路演是有区别的,项目汇报更加注重内容输出,可以有适度但不能过度的煽情。项目汇报的内容通常以制作幻灯片的形式呈现,每个项目所要呈现的内容不同,幻灯片结构也有差异,但大致结构会包括:

项目基本情况,项目内容,产出成效和经验总结。作为是项目末期评估阶段的项目汇报,项目的产出成效可以说是重点。

如何做好项目成效部分的展现呢?

首先,在成效的汇报上需要尽量有层次,笔者认为要紧密的围绕项目目标进行回应,总目标是否达成,项目分目标是否达成,短中长期目标的实现如何等等,不难看到很多项目汇报前面很精彩,但到汇报成效的时候似乎已经将项目目标“抛到九霄云外”了;

其次,成效部分与指标产出做好粘合,产出指标不是成效,但是成效需要用指标进行佐证。

所以,成效表述最好有数据证明,尽量用事实陈述,而不是观点陈述。同时,最好交代清楚成效评估的方法,是使用满意度调查问卷还是量表,还是通过开展座谈会收集成效反馈。

相信大家一定听过这样的表述方式:“本项目极大的提高了社区居民的环保意识”,如果换成:“本项目通过向前来参加项目活动的社区居民发放环保意识调查问卷,以前后测方式获得数据显示社区居民的环保意识在本项目实施后提升了60%”。前一种表述虽然简练,但后一种表述无疑更加有说服力,让大家更为信服。

最后,项目成效里也要加入媒体宣传带来的社会效益,服务对象给予的服务评价,这就要求社工从一开始就要有意识的做好项目宣传和收集反馈信息工作。

四、沉稳应答

项目汇报结束后,通常由主办方设置了专家提问环节,面对专家的提问,要怎么办?首先,不要那边的提问话音刚落便匆忙回答,要给自己留下20-30秒的思考时间,同时,要告诉自己提问是专家的职责,想每个问题都能让专家满意,肯定是不可能。

其次,要勇敢承认项目汇报的不足 ,但不能说你完全没有考虑过,可以把自己怎么考虑的简单说一下;当然,如果能提前预料一下可能的问题那就更能让你显得沉着稳健了。面对专家对项目的汇报内容有质疑之处,社工一定不能有敌对情绪或者一下跳起来,这些基本的心理素质要具备。

五、搞好硬件

项目汇报不仅仅要口头汇报,还要制作一份高质量的汇报幻灯片,这可以说是硬件建设了,对于不太擅长办公软件的社工来说难度系数还是挺高的。

那么,如何搞好硬件呢?去找一位PPT大神自然再好不过,可如何完美的诠释项目精华还是得社工自己出主意呀!考虑到PPT大神是可遇不可求,社工还是要自己平时多学习和积累些关于PPT制作或者Prezi软件使用等的技术,这样才不会总是有“技术”用时方恨少的感叹。

另外,有不少社工习惯把项目自评报告中的内容复制粘贴到汇报PPT上,让每一页的PPT都沾满了密密麻麻的字,这实在是一个大忌。那么,究竟如何做呢?这里要说的可就太丰富了,总结成口诀就是:“精炼语言,生动展现,搞好硬件,只能多练。”

做好项目汇报还有很多小细节需要注意,例如汇报人当天要准备好存储设备存放PPT,提前检视PPT是否可以正常播放等等。做好以上五个方面再加上细节处理到位,相信会有更多的社工不再为项目汇报而苦恼。

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  • 责编:张燕

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