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【督导答疑】感觉每天很忙但又没成效怎么办?

2019-10-28 09:22   中国社会工作杂志 投搞 打印 收藏

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问:我做社工已经两年,积累了一定的工作经验,已经成为机构的中层管理者。现在我除了要处理自己手头的工作,还要管理团队,解答他们的问题,工作经常被打断。此外,我还需要定期和用人单位沟通,还有其他一些机构或者社工的事情要处理。我还需要去参加学习和培训。这样一来,我就感觉很忙,每天时间不够用,但同时又感觉似乎忙得没有什么成效。

彭思敏深圳市东西方社工服务社中级督导答

从一线社工晋升为机构中层管理者,除了自己要成长,还需要带领整个团队一起发展进步、协调用人单位的关系等,工作出现手忙脚乱的情况,在所难免。我非常理解你的感受和状态,针对这类问题,我的建议是锻炼高效的工作能力。

你说工作非常多,有时正在做一件事,但其他事一来就会打断,破坏了你的计划,所以首先需要解决的就是订立目标。在平时的工作中,先设定长期计划,再将计划分解、设定期限并将计划数据化。这样做的好处就是每天的工作内容会非常清晰,每天的小目标也会更加明确。你可以先做好年度计划,列一张总清单,并在清单上进行目标切割。例如, 将年度目标切割成季度目标并列出清单,计划好每一季度要做哪些事情,再将季度目标切割成月目标, 并在每月初重新再梳理一遍,遇到有突发事件更改目标的情形就及时调整。每个周日把下周要完成的每件事列出来,每天下班前将第二天要做的事情列出来。这样就能根据目标设定详细的计划,并依照计划进行,保证工作的顺利开展。

其次,和团队成员沟通,安排“不被打搅”的时间。例如,每天安排一个小时做一些你认为重要的事情或者思考一些问题,安安静静地处理自己的事情,这个时间的工作效率会非常高。

再次,确定事情的轻重缓急,重要的事情优先处理。运用二八定律(80/20 定律),找到关键因素和问题, 取得最佳的工作成效,减少时间的浪费。从你的描述中, 可以看到作为中层管理人员每天要处理很多事情。如果自己每天所做的很多工作都是在处理临时突发的事情,那表示时间管理不理想。成熟的中层管理者,应该把更多时间花在那些最重要的、最有生产力的事情上。重要且紧急的事情毕竟是少数,每天投入时间最多的应该是那些最重要但不是最紧急的事情,但很多时候我们却将紧急但不重要的事放在了第一位,花费了大量时间。因此,时间管理的重点不在管理时间,而在于如何分配时间,要分析事情的重要和紧急程度,进行合理的时间分配。在工作中,还有一个“神奇”的现象:你给一项工作安排多长时间,工作就会在多长的时间内完成。如果某项工作安排了半天时间,那大体就会在半天内完成,如果自己严格控制,就给一个小时去处理这个问题,那效率也会相应提高, 一个小时也可能完成。所以,就从严格控制时间开始, 做好工作规划,让工作更高效。

我知道现在机构的工作非常多,大事小情都要处理, 对你来说时间和精力都会有问题,是不是可以把工作内容进行分析,哪些是你必须要做的,哪些是可以授权给适当的人去处理的?这样不仅可以让事情更好地得到处理,也能让团队的社工自我成长。

最后,除了时间分配,也要相应提高自己的工作能力。一是提升学习和尝试创新的能力。作为中层管理者,不仅要提升个人的能力,也需要提升团队的能力。要善于学习、不断学习,也要大胆尝试与创新不同的工作方式方法。工作中每一次学习的收获与进步,都会让自己变得更加自信。二是要多总结,不管工作大小,不管是成功还是失败,都要总结经验教训。养成总结的好习惯,做好个人记录或召开会议进行讨论,成功经验能让你们做得更好,失败的教训能让你们反思不足改正错误,从而更好地开展工作。三是提升自信心。工作中难免产生沮丧和挫败,我们自己也要善用优势视角,看到优势和有利条件,鼓舞团队的士气,多肯定和鼓励大家,提升团队自信心,这样处理起问题来也会事半功倍。

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  • 责编:段冬蕾

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